Pubblicate le norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate

Il CNDCEC ha pubblicato il 20 dicembre 2023 la nuova versione delle Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate, che si applica a partire dal 1° gennaio 2024.

Il documento è indirizzato sia al collegio sindacale che al sindaco unico, quando nominato nelle s.r.l. (di seguito si parla anche, sinteticamente, del collegio sindacale), che non esercitano la revisione legale e che svolgono unicamente le funzioni di vigilanza declinate nell'art. 2403 c.c.

Si precisa, infatti, che:

• al collegio sindacale, e al sindaco unico di s.r.l., è attribuito, ai sensi dell'art. 2403 c.c., il dovere di vigilare sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e in particolare sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento;
• al soggetto incaricato della revisione legale, ai sensi dell'art. 14 D.Lgs. 39/2010, è attribuito il dovere di: i) esprimere con apposita relazione un giudizio sul bilancio di esercizio e sul bilancio consolidato, ove redatto; ii) verificare nel corso dell'esercizio la regolare tenuta della contabilità sociale, la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili e la permanenza della continuità aziendale.

Le Norme di comportamento aggiornano la precedente versione pubblicata nel 2020 per tener conto delle novità normative derivanti dall'entrata in vigore del Codice della crisi di impresa e dell'insolvenza, della disciplina del whistleblowing e delle disposizioni in materia di equo compenso (di cui alla L. 49/2023).

Di seguito le principali novità.

Equo compenso

La Norma di comportamento 1.5 stabilisce che, al momento dell'accettazione della nomina, il candidato sindaco deve valuta l'adeguatezza del compenso proposto tenendo in considerazione anche dell'applicabilità alla società conferente l'incarico delle norme sull'equo compenso (di cui alla L. 49/2023).

Il professionista deve convenire o preventivare con la controparte un compenso che sia giusto, equo e, in applicazione del disposto dell'art. 1 L. 49/2023, proporzionato alla prestazione professionale richiesta e conforme a quanto previsto dai pertinenti decreti ministeriali.

Le Norme auspicano che i singoli Ordini territoriali, in relazione agli incarichi conferiti a partire dal 20 maggio 2023, adottino comportamenti improntati a ragionevolezza e buon senso nei confronti dei sindaci che accettino importi inferiori rispetto a quelli risultanti dalla rigorosa applicazione dei parametri previsti nel D.M. 140/2012, ma che comunque risultino proporzionati alla quantità e alla qualità del lavoro svolto, al contenuto e alle caratteristiche della prestazione professionale svolta.

Ruolo del Presidente del Collegio Sindacale

La Norma di comportamento 2.2 evidenzia come al presidente del collegio sindacale, cui è dedicato unicamente l'art. 2398 c.c., in tema di nomina, siano destinate una serie di comunicazioni e come, nella prassi, prendendo spunto dall'art. 2381 c.c. che disciplina il ruolo del presidente del consiglio di amministrazione, allo stesso venga pacificamente attribuito un ruolo di impulso, di organizzazione e di coordinamento dei lavori dell'organo collegiale.

Questi, pertanto, deve adoperarsi per coinvolgere nei lavori tutti i membri del ollegio sindacale, in modo che la posizione del collegio sia in tutto e per tutto una decisione collegiale presa preferibilmente all'unanimità, ovvero a maggioranza del collegio.

Whistleblowing

Nello svolgimento della funzione di vigilanza, il collegio sindacale deve verificare se, ricorrendo i presupposti previsti dall'ordinamento, la società abbia istituito l'apposito canale per la segnalazione interna di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'UE nel rispetto della disciplina sul whistleblowing (di cui alD.Lgs. 24/2023).

Il collegio sindacale, altresì, deve vigilare che il canale di segnalazione interna garantisca la riservatezza del segnalante e che la gestione dello stesso sia affidata a soggetti specificamente formati.

È opportuno che il Collegio sindacale attivi efficienti flussi informativi al fine di ottenere dati e notizie utili alla propria attività di vigilanza dai destinatari delle segnalazioni e, qualora istituito, dall'organismo di vigilanza.

Nel caso di mancata istituzione, il collegio segnala per iscritto all'organo amministrativo la necessità di provvedere.

Codice della crisi di impresa e dell'insolvenza

La nuova versione delle Norme di comportamento del collegio sindacale dedica particolare attenzione al tema dei doveri di vigilanza sugli assetti organizzativi, amministrativi e contabili adottati dalla società e al tema della segnalazione dei sindaci per la preventiva emersione dei segnali di crisi della società.

Le modifiche alle Norme (in particolare le sezioni 3, 6 e, soprattutto, 11) sono state rese necessarie soprattutto per fornire indicazioni di buone prassi applicative circa gli obblighi derivanti dalla combinazione delle previsioni recate dagli artt. 2086 c. 2, 2381, 2403 c.c. dopo la definitiva entrata in vigore del Codice della crisi d'impresa e dell'insolvenza (CCI) , che ha reso l'organo di controllo destinatario di una serie di ulteriori adempimenti – oltre a quelli riconducibili alla tradizionale attività di vigilanza sugli assetti e sul loro concreto funzionamento già declinati nell'art. 2403 c.c. – direttamente introdotti nel testo del Codice della crisi e che devono essere coordinati con la rimodulazione delle previsioni contenute nell'art. 2086 c. 2 c.c.

In tale ottica, diventa fondamentale il ruolo di flussi informativi efficienti e l'interazione e lo scambio di informazioni con l'organo di amministrazione, con i corrispondenti organi di controllo delle società controllate nelle realtà di gruppo, con le altre funzioni di controllo se istituite nell'organizzazione societaria e, soprattutto, con il soggetto incaricato della revisione legale.

La sezione 11 delle Norme di comportamento, completamente rivista per recepire le innovazioni apportate dalla normativa in vigore dal 15 luglio 2022, esamina l'attività del collegio sindacale in situazioni di crisi di impresa e in caso di insolvenza.

In particolare, ogni volta in cui il collegio ritenga che il sistema di controllo interno e gli assetti non risultino adeguati a rilevare tempestivamente la perdita della continuità aziendale, è opportuno che chieda all'organo amministrativo di intervenire tempestivamente ponendo in essere provvedimenti idonei a garantire la continuità aziendale, ricorrendo nel caso ad uno degli strumenti previsti dall'ordinamento per il recupero della continuità (ad esempio: operazioni sul capitale, operazioni straordinarie, piani di ristrutturazione aziendale, strumenti di risanamento previsti dall'ordinamento).

Qualora a seguito della sollecitazione da parte del collegio sindacale, l'organo amministrativo non provveda tempestivamente all'adozione di opportuni provvedimenti, il collegio sindacale potrà chiedere informazioni al soggetto incaricato della revisione legale, effettuare la segnalazione ai sensi dell'art. 25-octies CCI, o presentare, sussistendone i relativi presupposti, denunzia al Tribunale ai sensi dell'art. 2409 c.c.

Chiudono la sezione 11 la Norma sull'affitto di azienda in situazione di crisi (11.11) e quella che regola il ruolo del collegio sindacale durante la liquidazione giudiziale (11.12)